Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door de browser op de harde schrijf van een computer wordt opgeslagen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen functionele cookies, analyse cookies en marketing cookies. Wij maken op onze website slechts gebruik van analyse cookies (Google Analytics). Meer informatie over hoe wij dit doen is beschreven in ons Cookie Statement.

{r.title}
Gemeente Rotterdam
Terug naar het overzicht
Download de pdf

Gemeente Rotterdam

 

Gebruiksvriendelijke tool voor het Individueel Keuzebudget 

De Gemeente Rotterdam wil een moderne en aantrekkelijke werkgever zijn. Het Individueel Keuzebudget (IKB) draagt hieraan bij, omdat het de medewerker keuzevrijheid biedt. Ook sluit de invoering aan bij landelijke afspraken voor gemeenten. Daarin is de ‘sterke aanbeveling’ opgenomen om het IKB vanaf 1 januari 2017 via een tool aan medewerkers beschikbaar te stellen. ‘In Tasper vonden wij de juiste partner om die keuzevrijheid met een overzichtelijke tool én een ervaren projectaanpak snel en efficiënt te realiseren’, vertelt Projectleider HR Lando de Bruin.

Op zoek naar de juiste partij

In maart 2016 is Gemeente Rotterdam de zoektocht gestart. ‘We onderzochten de mogelijkheden met onze huidige leveranciers en kwamen tot de conclusie dat een oplossing zoals wij die voor ogen hadden met deze partijen niet haalbaar was,’ vertelt Lando. Vervolgens is Gemeente Rotterdam met Tasper in contact gekomen. ‘Naast de gebruiksvriendelijkheid gaf het feit dat de Benefit Manager een bestaande en bewezen oplossing is de doorslag. De keuze voor Tasper is gemaakt in overleg met onder andere ICT’, geeft Lando aan. ‘Vooraf kregen wij van Tasper een duidelijk beeld van de fasering, rollen en verantwoordelijkheden. Tasper bleek de verbindende schakel.’ Lando kijkt dan ook met genoegen terug op het traject. ‘Door een toegewijde groep mensen – zowel van Gemeente Rotterdam als Tasper – is er binnen een intensief project prettig en met succes samengewerkt.’

Rust en vertrouwen in het project

‘De projectmanager van Tasper bracht voor mij en de organisatie veel rust en vertrouwen door het inhoudelijke contact met ICT over te nemen. Zo hebben we binnen korte tijd de oplossing kunnen realiseren en implementeren. Van meerdere directeuren hebben we daar dan ook complimenten over gekregen’, vertelt Lando. ‘Erg mooi, zeker omdat dit project veel aandacht kreeg, vanwege minder positieve ervaringen met andere SaaS-implementaties.’

Resultaat binnen de beschikbare tijd

De implementatie is in september gestart. Omdat de Benefit Manager op 1 januari 2017 live moest zijn, was er weinig tot geen ruimte voor uitloop. ‘Tasper heeft hier een optimale invulling aan gegeven door constructief en hands-on mee te denken. Daarbij hebben ze altijd de consequenties en deadline voor ogen gehouden. Wat ook betekende dat zij kritisch meedachten in (on)haalbaarheid van aanvullende wensen en wijzigingen, echt een meerwaarde!

Testen zorgt voor optimale invulling én draagvlak

‘Tijdens de implementatie is de Benefit Manager getest door verschillende type eindgebruikers. Bijvoorbeeld ook buitendienstmedewerkers die nog geen IT-account hadden, maar hier vanaf 2017 wel mee aan de slag moesten.’ Die brede aanpak heeft Lando veel inzicht gegeven om de invulling en implementatie van de applicatie te kunnen optimaliseren. ‘Daarnaast gaf de test ons de mogelijkheid om medewerkers uitleg te geven. En dat leidt weer tot draagvlak. Communicatie is van essentieel belang. Daarom is er vooraf een communicatieplan opgesteld en in het hele traject veel aandacht besteed aan communicatie.’

Tijdbesparing voor HR Beheer

Software die helder communiceert en de administratie ondersteunt heeft een groot effect op HR Beheer. ‘HR Beheer houdt zich bezig met de werkzaamheden en support rondom het IKB. Onze inschatting is dat we met de Benefit Manager de benodigde tijd vanuit HR Beheer met 75 procent hebben teruggebracht’, vertelt Lando.

‘De look-and-feel van de Benefit Manager is goed en medewerkers geven aan dat de applicatie intuïtief en gebruiksvriendelijk is. De vragen die we krijgen gaan vooral over fiscaliteit en interne afspraken, zoals bijv. het kunnen terugdraaien van gemaakte keuzes. Daarom is het voor ons van belang om continu te blijven communiceren. De Benefit Manager helpt ons daarbij.’

 

 

‘Met een heldere rolverdeling en Tasper als verbindende schakel is de Benefit Manager binnen korte tijd geïmplementeerd.’

Lando de Bruin | Projectleider HR Gemeente Rotterdam