Een nieuwe dagindeling

De overgang van kantoor naar thuiswerken.

Nu we allemaal een beetje gewend zijn, hebben veel mensen het gevoel nooit anders te hebben gedaan. Toch was er een tijd (nog niet zo lang geleden) dat we allemaal en masse naar kantoor gingen om ons werk te kunnen doen. Gek dat zo’n plotselinge verandering zo makkelijk lijkt te worden opgepikt. Rodney Schwartz (oprichter van Tasper) houdt zich al jaren bezig met de manier waarop we werken, hoe we organisaties inrichten en de verhoudingen tussen medewerkers en werkgevers. Hij deelt daarom zijn ervaringen en verwachtingen.

Hoe verwacht jij dat de huidige situatie van invloed is op de toekomst van het werken?
“Wat op lange termijn de daadwerkelijke impact zal zijn is nog onduidelijk. We hebben nu met een extreem uitzonderlijke situatie te maken. Een grote groep medewerkers moet plots verplicht vanuit huis gaan werken. Veel organisaties zijn hier niet op voorbereid en is het een enorme cultuurshock.

Op dit moment zijn twee punten essentieel om thuis te kunnen blijven werken:

  1. Faciliteren (goede werkplek en automatisering)
  2. Zelfsturende teams.

Het faciliteren lukt veel organisaties nog wel. Er worden bijvoorbeeld spullen meegenomen van kantoor of werkgevers brengen spullen langs huis. Het tweede punt is een ander verhaal; hier hebben organisaties veel meer moeite mee. Dat heeft te maken met de gewoonte om te micromanagen, te werken in vaste structuren en met controlemechanismen. Dit gaat niet goed samen met de huidige situatie, waarin mensen op afstand en dus op vertrouwen werken. Bovendien vraagt deze nieuwe thuissituatie mogelijk om een andere dagindeling.

Dat dit invloed heeft op de manier van werken mag duidelijk zijn. Mensen geven zelf meer sturing aan hun werk en raken gewend aan het werken in hun eigen omgeving en in hun eigen tempo. Na 2 maanden hebben ze geen behoefte meer aan een manager die hun werk dagelijks controleert. Dat is ook direct de grootste uitdaging voor organisaties als we straks van de lockdown af zijn.”

Kunnen organisaties straks weer terug naar het oude?
“Dat zal een hele uitdaging worden. Mensen zijn nu immers gewend om zelfstandig in hun eigen omgeving te werken. Wanneer dat direct wordt opgeheven na de lockdown, zal dat weerstand opleveren. Als iemand dan bijvoorbeeld vraagt om thuis te werken en de manager gaat vragen stellen als “waarom dan, moet dat per se, wat ga je doen dan?” Dat wordt niet meer geaccepteerd. Simpelweg omdat medewerkers nu gewend zijn aan het vertrouwen en de vrijheid die dit met zich meebrengt.

Organisaties zouden zichzelf dan ook af moeten vragen óf zij nog op oude voet verder willen. Het is zonde. Bovendien is het mooier om de huidige situatie aan te grijpen om te veranderen. Als je medewerkers gewend zijn aan de huidige situatie. Aan het vertrouwen en de vrijheid. En je blijft die waarden geven na afloop van dit corona-tijdperk, dan is het straks veel leuker om voor je organisatie te blijven werken.”

Denk je dat flexibiliteit belangrijker gaat worden?
“Natuurlijk! Organisaties die vertrouwen hebben in mensen, zullen mensen ook vrijlaten in het maken van keuzes. Neem alleen al de keuze waar ze werken en wanneer ze werken. Je zult dus zien dat flexibiliteit gaat toenemen door de huidige situatie.

Daarnaast zien we op dit moment allerlei voordelen van het thuiswerken. Minder files, minder milieuoverlast en efficiënter en effectiever werken. Hier winnen niet alleen de werkgever en de medewerker wat mee, maar ook de overheid. Daarom zou het mooi zijn als de overheid het thuiswerken meer zou faciliteren. Bijvoorbeeld door organisaties meer mogelijkheden te bieden om medewerkers hiervoor vergoedingen te geven.“

Hoe gaat het Tasper om met thuiswerken?
“Tasper heeft altijd een thuiswerk cultuur gekend. We werken met zelfsturende teams en vertrouwen op de eigen verantwoordelijkheid van elk individu. Daarnaast hebben we de middelen er ook voor door gebruik te maken van o.a. Google suite, Gitlab en Trello. In vergelijking met andere organisaties gaat het ons heel makkelijk af, maar vergis je niet. Ook voor ons is het best een overgang om ineens elke dag thuis te móeten werken.

Wat daarin opvalt is dat onze mensen de fysieke aanwezigheid, de humor en gezelligheid van kantoor missen. Persoonlijk vind ik het dan heel tof om te zien dat er vervolgens samen gekeken wordt naar alternatieven hiervoor. Zo is de virtuele thuiswerk borrel op vrijdag in het leven geroepen. Binnen deze digitale omgeving kan iedereen even bijkletsen met muziek en een borreltje. Verder werken mensen wel heel efficiënt. Zo zijn vergaderingen veel effectiever en zijn mensen minder tijd kwijt aan “andere” dingen. Dat er daardoor meer tijd overblijft om aan privé te besteden is een mooie bonus in deze tijd.”

Hoe gaat Tasper straks weer verder?
“Omdat de overgang niet heel groot is geweest, zal voor ons de overgang terug ook niet heel groot zijn. Als we vanuit Tasper willen veranderen dan moeten we dat actief gaan stimuleren. Daar zijn we op dit moment plannen voor aan het smeden. Wij zien volop mogelijkheden. Als we het thuiswerken en de digitale/virtuele mogelijkheden omarmen als maatschappij, dan ontstaat er volgens mij een hele leuke nieuwe wereld. Een wereld waarin we fysiek en niet fysiek gaan omarmen. Waarin we als organisaties in staat zijn om echt anders te gaan werken.”

vraag een demo aan