Vaak gevraagd…

Na het wereldkundig maken van onze new way of working, krijgen wij regelmatig vragen. Hoe doen jullie dit? Hoe gaan jullie daar mee om? Mag dit wettelijk gezien? Wat is fiscaal handig? Hoog tijd dus om je te voorzien van wat antwoorden!

> Op welke manier kan ik een thuiswerkplek vergoeden?

Een thuiswerkplek kan deels worden vergoed door gebruik te maken van de werkkostenregeling. Dan is het na aanschaf van de medewerker zelf.

Een andere mogelijkheid is om de benodigde spullen aan te schaffen en ter beschikking te stellen aan de medewerker. Hier mag dan gedurende het dienstverband gebruik van worden gemaakt. Gaat de medewerker uit dienst? Dan zijn de spullen weer van jou. Kleine tip: het is in dit geval handig om een bruikleenovereenkomst op te (laten) stellen.

Daarnaast zijn er gerichte vrijstellingen (noodzakelijkheidscriterium) voor bijvoorbeeld telefoon (abonnement) en internet, waarmee je de kosten kan vergoeden of een vaste onkostenvergoeding kan verstrekken. 

> Wat doe ik met de reiskostenvergoeding als mijn medewerker thuis werkt?

Als een medewerker helemaal niet of minder dagen naar kantoor reist, is het tijd om de reiskostenvergoeding te herzien. Een reiskostenvergoeding heeft immers niet veel zin op de dagen dat je medewerker thuiswerkt. Sterker nog; fiscaal mag het helemaal niet!

Je kunt ervoor kiezen om de reiskostenvergoeding om te zetten in een thuiswerkvergoeding. Dit is een vergoeding voor zaken die je medewerker nu thuis gebruikt, terwijl die anders voor jouw rekening waren gekomen. Denk hierbij aan gas, water, elektra en internet. Maar ook aan koffie en andere voorzieningen die je op kantoor ter beschikking stelt.

> Hoe controleer ik of mijn medewerkers wel aan het werk zijn?

Wat dacht je van niet?! Behandel je medewerkers, zoals je zelf ook graag behandeld zou willen worden: met vertrouwen en respect. Althans; zo denken wij erover.

Vind je dat lastig? Dan zijn er verschillende manieren om toch enige controle in te bouwen. Je kunt bijvoorbeeld afspraken maken over de bereikbaarheid en werkzaamheden. Daarnaast zou je na kunnen denken over prestatiebeoordeling. Je spreekt samen af wanneer wat opgeleverd moet worden. Zo behoud je medewerker de vrijheid om te werken wanneer hij/zij dat wil en jij bent verzekerd van een deadline.

> Hoe verandert de kantoorfunctie in de komende tijd?

Als medewerkers structureel minder op kantoor zijn, verandert de functie van het kantoor. Taken die concentratie vereisen zullen naar alle waarschijnlijkheid thuis worden gedaan. Het kantoor zal meer een plek worden voor interactie & inspiratie. Samen een project doornemen, teamoverleg en coachingsgesprekken zijn hier een mooi voorbeeld van. Dit zijn onderdelen van het werk die juist op kantoor zullen worden opgepakt.

Logischerwijs gaat de inrichting van een kantoor dan ook veranderen. Minder kantoortuinen en bureaus. Meer bespreekruimtes en losse plekken om lekker te zitten. Zo kan iedereen die naar kantoor komt, kiezen voor een werkplek die past bij de werkzaamheden die voor die dag gepland staan.

> Mag ik medewerkers vakantie weigeren zo vlak na Corona?

Daar kunnen we kort in zijn: Nee! Vakantiedagen zijn bij wet geregeld en mogen niet zomaar worden ingetrokken. Natuurlijk is het frustrerend voor werkgevers in de getroffen branches als je medewerkers, na 3 maanden thuis te hebben gezeten, binnenkort van hun ‘welverdiende’ vakantie gaan genieten. Maar eerlijk is eerlijk; zij konden niets doen aan de hele corona-crisis.

Het is een beetje mosterd na de maaltijd, maar dit had voorkomen kunnen worden. Wie in de hoogtijdagen van Corona met haar medewerkers in gesprek was gegaan bijvoorbeeld. Door ze te vragen om tijdens de sluiting vakantie op te nemen. Wie nergens aan vastzit (kinderen, werk van partner o.i.d.) had hier wellicht helemaal geen problemen mee gehad. Dat zou voor jou alvast een zorg minder zijn.

Wanneer mag het wel? Bij zwaarwegende bedrijfsreden. In praktijk ziet de rechter echter niet zo heel vaak dat redenen van een werkgever zwaarwegend zijn.

vraag een demo aan