Thuiswerken: wat is er mogelijk volgens het wetboek?

Nu we en masse thuiswerken en daar ook een geschikte thuiswerkplek voor moet komen, lopen veel organisaties aan tegen de beperkingen van de vrije ruimte. Deze beschikbare ruimte heeft in veel gevallen namelijk al een bestemming, waardoor de ruimte om iets extra’s te doen voor de thuiswerkplek beperkt aanwezig is. Hoe kun je toch bijdragen aan de thuiswerkplek, zonder dat dit invloed heeft op de werkkostenregeling of dat de medewerker loonbelasting moet betalen? Wij leggen het uit!

Aanvullend op de werkkostenregeling heeft de overheid enkele zaken benoemd die nadrukkelijk buiten de vrije ruimte vallen. Dit zijn de zogenoemde ‘gerichte vrijstellingen’. Binnen deze gerichte vrijstellingen zitten mogelijkheden om toch onbelaste vergoedingen of verstrekkingen te kunnen doen.

Vrijstelling arbovoorzieningen
Het eerste voorbeeld, is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen. Deze zijn gericht vrijgesteld wanneer ze samenhangen met de arbeidsom-standighedenwet en de medewerker geen eigen bijdrage betaald. In de arbeidsomstandighedenwet (hoofdstuk 2 arbeidsomstandighedenbeleid artikel 3 arbobeleid lid 1C) is opgenomen dat “werkgever zorgt voor de veiligheid en gezondheid van medewerkers en een beleid voert wat gericht is op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden“. Hierbij moet onder andere de inrichting van de arbeidsplaatsen in acht genomen worden. Waarbij de definitie van een arbeidsplaats is: “iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt of pleegt te worden gebruikt.” (arbeidsomstan-dighedenwet hoofdstuk 1 artikel 1g.)

Arbeidsplaats
Maar nu het interessante gedeelte; op basis van wat er in het wetboek staat, zou een thuiswerkplek in theorie een arbeidsplaats kunnen zijn. Als werkgever oordeel je over mogelijke de risico’s bij een ergonomische werkhouding. Vanuit de zorgplicht neem je dit als werkgever op in je arbobeleid en zou je dus belastingvrij vergoedingen kunnen verstrekken voor de thuiswerkplek. Tenzij natuurlijk is voldaan aan de andere eisen. Welke dit zijn, leggen we natuurlijk even uit.

Kip-en-het-ei
In het handboek loonheffingen staat uitdrukkelijk beschreven, dat arbo-voorzieningen in de werkruimte thuis alleen vrijgesteld zijn ‘als er is voldaan aan de eisen van het arbeidsomstandighedenbesluit en de werkruimte zo is ingericht dat er ergonomisch verantwoord kan worden gewerkt’ (artikel 20.1.9). Daarentegen staat in het arbeidsomstandig-hedenbesluit, dat de werkgever een verantwoordelijkheid heeft in het inrichten van die ergonomische thuiswerkplek (artikel 1.47 en 5.4). Het voelt dus een beetje als een kip-en-het-ei verhaal en dat is het ook. Er zijn zeker mogelijkheden, maar dit is wel afhankelijk van de zienswijze van je belastinginspecteur. Mocht je hiermee aan de slag willen, dan raden we je aan om je voorstel vooraf te laten beoordelen door je eigen belastinginspecteur. Zo voorkom je verrassingen achteraf.

Thuiswerken door Corona
Er zit echter een ‘maar’ aan het onbelast vergoeden van aanvullende thuiswerk faciliteiten als gevolg van de Corona crisis. De huidige wetgeving geeft niet aan of hier een tijdsgebonden aspect aan zit. Dit vraagstuk ligt op dit moment bij de belastingdienst ter beoordeling. Zodra hier meer duidelijkheid over is zullen we jullie informeren.

Hulpmiddelen
Het tweede voorbeeld, is een gerichte vrijstelling waar minder grijs gebied op van toepassing is: de hulpmiddelen (artikel 20.1.10 handboek loonheffingen). Dit zijn bijvoorbeeld computer, mobiele communicatie-middelen en dergelijke. Wel met de voorwaarden dat deze minimaal 90% zakelijk worden gebruikt en voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium (20.1.7 handboek loonheffingen).

Noodzaak of niet?
Het derde voorbeeld, is de gerichte vrijstelling op het noodzakelijkheidscri-terium (20.1.7 handboek loonheffingen). Hieronder vallen bijvoorbeeld ook internet of telefoon abonnementen. Indien zij naar redelijk oordeel noodzakelijk zijn, de voorziening betaald wordt door de werkgever en de medewerker in enige vorm de restwaarde teruggeeft wanneer de voorziening niet meer noodzakelijk is.

Kortom; wie de wet erop naslaat, ziet dat er meer mogelijk is dan vooraf werd gedacht. Let er wel op dat je aan de vereisten voldoet en bij twijfel: laten checken!

vraag een demo aan